Política de privacidad de Hub Contable
Borrador en revisión legal. Los datos del proveedor marcados [COMPLETAR] se informarán antes de su publicación definitiva.
1. Quiénes somos y qué papel cumplimos
Hub Contable es un servicio en línea de contabilidad, remuneraciones, inventario y rendición de gastos que presta [COMPLETAR: razón social del proveedor], RUT [COMPLETAR], con domicilio en [COMPLETAR] (en adelante, "el proveedor").
- Cada empresa que usa Hub Contable es la responsable de los datos personales que registra en el sistema (sus trabajadores, cargas familiares, clientes, proveedores, prestadores de servicios, rendidores y sus comprobantes). La empresa decide para qué y cómo se usan.
- El proveedor actúa como encargado del tratamiento de esos datos: los guarda y procesa solo para prestar el servicio y según las instrucciones de la empresa, en los términos del contrato de encargo que firma con ella.
- El proveedor es responsable de los datos de las cuentas de usuario (nombre, email, registro de ingresos) que necesita para dar acceso seguro al servicio.
2. Qué datos se tratan y para qué
| Datos | Finalidad | Base de licitud |
|---|---|---|
| Cuenta de usuario: nombre, email, contraseña (cifrada), fecha, hora e IP de cada ingreso. | Dar acceso, proteger la cuenta y detectar usos indebidos. | Ejecución del contrato de servicio e interés legítimo en la seguridad. |
| Trabajadores: identificación, contacto, contrato, remuneraciones, cotizaciones, datos bancarios, cargas familiares y licencias médicas. | Remuneraciones, cotizaciones previsionales, contratos, finiquitos y obligaciones laborales de la empresa. | Contrato de trabajo y obligaciones legales laborales, previsionales y tributarias del empleador. |
| Clientes, proveedores y prestadores (personas naturales): RUT, nombre, contacto, documentos tributarios y pagos. | Contabilidad, libros de compras y ventas, honorarios, pagos y cobranzas. | Obligaciones legales tributarias y contables, y ejecución de contratos. |
| Rendición de gastos: datos del rendidor, gastos, fotos de boletas y facturas, y de quien recibe viáticos o anticipos. | Rendir, aprobar, pagar y contabilizar gastos. | Contrato de trabajo y obligaciones contables y tributarias. |
Las licencias médicas contienen datos de salud, que son sensibles: solo los ven los usuarios de Remuneraciones que la empresa autoriza, y se usan exclusivamente para los fines laborales y previsionales indicados. No se usan datos personales para publicidad, perfiles comerciales ni decisiones automatizadas.
3. Con quién se comparten
- Con la empresa responsable y los usuarios que ella autoriza, según su perfil y módulo.
- Con organismos públicos cuando la empresa lo dispone para cumplir la ley (por ejemplo, SII, Dirección del Trabajo, instituciones previsionales), mediante los archivos que la propia empresa genera y envía.
- Con el proveedor de servidores en la nube que aloja el servicio, [COMPLETAR: DigitalOcean, LLC — región del servidor], que actúa como subencargado bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. Los respaldos diarios, cifrados, se guardan en DigitalOcean Spaces en Nueva York (Estados Unidos): es una transferencia internacional de datos. [COMPLETAR con el abogado: la garantía que la ampara.]
No se venden ni se ceden datos personales a terceros.
4. Por cuánto tiempo se conservan
- Los datos contables, tributarios y laborales se conservan mientras la empresa use el servicio y por los plazos que la ley le exige conservarlos (los libros y documentos tributarios, al menos seis años; los laborales y previsionales, por los plazos que fijan esas normas).
- Cuando una empresa deja el servicio, el proveedor le entrega un respaldo completo de su información (y deja constancia de la entrega) y, 30 días después de la baja, la elimina del sistema junto con sus archivos. Los respaldos de seguridad se conservan 30 días, así que sus datos desaparecen de ellos a más tardar 30 días después de la eliminación. A pedido de la empresa, puede quedar en custodia, solo para consulta, por el plazo que acuerde.
- El registro de ingresos se conserva 24 meses; los enlaces de acceso, 90 días después de usados o vencidos.
5. Sus derechos
Usted puede pedir acceso a sus datos, su rectificación, supresión, oposición a un tratamiento, su portabilidad y el bloqueo temporal mientras se resuelve una solicitud.
- Si sus datos los registró una empresa (por ejemplo, su empleador), dirija la solicitud a esa empresa: es la responsable y cuenta en Hub Contable con las herramientas para responderle dentro del plazo legal. El proveedor le prestará la ayuda necesaria.
- Para los datos de su cuenta de usuario, escriba a [COMPLETAR: correo de privacidad].
La supresión puede no proceder respecto de datos que la empresa debe conservar por obligación legal; en ese caso se le informará el motivo y el plazo. Si no queda conforme con la respuesta, puede recurrir a la Agencia de Protección de Datos Personales.
6. Cómo protegemos los datos
- Conexión cifrada (HTTPS), contraseñas guardadas cifradas, sesiones que se invalidan al desactivar un usuario o cambiar la contraseña, y límite de intentos de ingreso.
- Acceso por empresa y por módulo según el perfil de cada usuario; los datos de una empresa no son visibles para otra.
- Bitácora de las operaciones relevantes y respaldos periódicos.
- Ante una vulneración de seguridad que afecte datos personales, el proveedor la registra, adopta medidas y avisa sin dilación indebida a las empresas afectadas, a la Agencia y, cuando corresponda, a los titulares.
7. Avisos en el teléfono
Si activa los avisos de la aplicación de Rendiciones, su navegador entrega una dirección técnica de notificación que se usa solo para avisarle sobre sus rendiciones. Puede desactivarlos en cualquier momento cerrando sesión o desde la configuración del navegador.
8. Cambios y contacto
Si esta política cambia en algo relevante, se lo informaremos al ingresar al sistema. Consultas: [COMPLETAR: correo de privacidad].